内江师范学院财会类档案管理细则
为了规范我院财会档案的科学管理，使之在经济管理工作中发挥更大的作用，根据《中华人民共和国档案法》，财政部、国家档案局《会计档案管理办法》，教育部27号令《高等学校档案管理办法》，以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规、规章，结合我院情况特制定本规范。
第一章 基本原则
第一条 我院在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料，均属财会档案，归档范围见附件。
第二条 财会档案是我院档案的重要组成部分，由档案馆集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第三条 财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划、纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
第四条 财会管理工作应逐步采用先进的管理技术手段，将所编的财会档案数据贮入计算机中。大力开发档案信息资料，为我院进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。
第五条 要把财会工作列入学院发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。
第二章 财会文件材料的部门立卷及归档流程
第六条 形成积累
1. 学院财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的兼职档案人员。
2. 财会部门的兼职档案员，要监督会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。
3. 学院档案馆应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。
第七条 整理立卷
1. 学院财会部门及院内在专业银行开户的以及办在经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。我院基建部门、工会均为立卷部门。
2. 坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门兼职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学院档案馆移交。
3. 遵循会计核算材料的形成规律和特点，保存其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将档案的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。
4. 按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。
5. 财会部门将各种凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。
6. 案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切的反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。
7. 卷内目录应用于永久、长期保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。
8. 对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案馆保管到结清债权、债务时为止。
9. 备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。
10. 卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原卷一并立卷。
11. 案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
第八条 归档验收
1. 当年产生的会计材料，财会部门应次年第一季度内整理组卷，请档案馆进行检查。
2. 财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管二年，期满后的次年四月底前由财会部门的兼职档案员，编制移交目录一式两份送领导签字后，连同案卷集中向学院档案馆办理移交手续。
3. 财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收档案材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收并要求限期改正后归档。
4. 学院档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。
5. 档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。
第三章 财会档案的管理和利用
第九条 档案馆对归档的财会档案按照《内江师范学院档案管理工作条例》进行分类、编目、排架、保管。
第十条 财会档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号
模式如下：
19XX-CK00-1～n
案卷号
财会类档案二级类目代号
分类号
财会类档案一级类目代号
年度号
案卷号按最下位类目流水。类目下面依内容集中顺序排列。次序可参考附件。凭证、报表按年月序，账簿按总帐、日记账、分类帐明细帐排序。
第十一条 财会档案的存放，应按类依序存放，做到系统排列，存放有序，查找方便，切实执行安全保管和保密制度。
第十二条 为使财会档案保存整齐，可制作统一卷盒，并在卷盒上贴上注有档号的标签，标签的下沿距离底边20毫米处。
第十三条 逐步实现对财会档案的科学管理和现代化管理，编制系统的案卷目录和必要的检索工具。
第十四条 财会档案的保管期限定为永久、长期、短期三种（参见附件）。
第十五条 财会档案的保管要求、鉴定和销毁、统计均按《高等学校档案部门业务建设规范》执行。
第十六条 调阅财会档案要严格办理手续。院内财会人员因工作需要调阅本单位财会档案，要经院计财处主管领导同意；若需要查阅非本单位的财会档案，经本单位领导履行签章手续，再经计财处主管领导和档案馆有关经手人或领导同意后方可查阅。
第十七条 所有财会档案的正本一律不外借，查阅人员不准在财会档案上随意勾画、记录、标记、拆页，更不准损坏、丢失、泄密、涂改，违者视情节轻重，按《档案法》有关条款处理。
第十八条 编制各种形式的参考数据资料，利用现代化手段管理，加强计算机管理，提供优质服务。
第四章 财会档案工作岗位责任制
第十九条 分管财会工作的院领导职责
1．组织贯彻《档案法》、《高等学校档案管理办法》和上级档案工作方针、政策和法规，把财会工作列入计划，纳入学院议事日程，在经费、用房、人员配备、干部培养、待遇等问题方面提供条件。
2．定期检查和研究档案工作中存在的问题。
第二十条 财会部门领导职责
1.组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。
2.制定管理制度，切实做到财会档案工作纳入议事日程，纳入财会管理工作之中，监督承办人员执行。
3.为本部门的兼职档案员开展工作提供必要条件。
4.对经办人员提出要求，定期检查，做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。
第二十一条 财会部门的兼职档案员职责
1. 在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。
2. 将已收集、积累的材料，检查是否完整、系统、准确，然后按要求进行整理、组卷。
3. 做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管、利用等工作。
4. 接受学院档案馆的业务指导、监督、检查，并做好交办有关档案工作任务。
第二十二条 财会部门会计人员职责
1. 按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。
2. 整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。
3. 主动配合相关材料的合并组卷事宜。
第二十三条 学院档案馆职责
1. 贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，并制定本院财会档案工作有关制度。
2. 督促、指导、检查全院财会部门做好财会档案工作。
3. 努力开发财会档案信息资源，积极提供利用，充分发挥其作用。
2023年4月
内江师范学院财会类档案归档范围和保管期限
CK11 综合
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 上级有关财务会计工作的文件材料（如文件是针对本院，并要执行的重要文件应长期保管外，其余为短期保管） | 永久 |
2 | 本院财会管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 | 长期 |
3 | 学院基金管理工作文件 | 短期 |
4 | 有关财务管理的其他文件材料 | 短期 |
5 | 会计移交清册 | 长期 |
6 | 财会档案移交保管清册 | 永久 |
7 | 财会档案销毁清册 | 长期 |
CK12 会计报表
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 决算报表（含基建综合决算） | 永久 |
2 | 预算会计报表 | 短期 |
3 | 年度以上规划表、分配计划、测算表 | 长期 |
4 | 年度以上各种统计报表（含工资报表） | 长期 |
5 | 季度以下各种计划、统计报表 | 短期 |
CK13 会计账簿（含基建、工会）
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 涉及外事会计账簿 | 永久 |
2 | 总账 | 长期 |
3 | 预算内账簿（含明细账、分户和登记账） | 短期 |
4 | 预算外账簿（含明细账、分户和登记账） | 短期 |
5 | 学院专项基金账簿 | 短期 |
6 | 日记帐、其中：现金、银行存款日记账 | 短期长期 |
7 | 固定资产明细账（卡号）（固定资产报废清理后五年） | 短期 |
CK14 会计凭证（含基建、工会）
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 涉及外事的会计凭证 | 永久 |
2 | 预算内各种原始凭证、记账凭证 | 短期 |
3 | 预算外各种原始凭证、记账凭证 | 短期 |
4 | 学院基金各种原始凭证、记账凭证 | 短期 |
5 | 银行存款余额调节表 | 短期 |
6 | 会计拨款凭证及其它会计凭证 | 短期 |
7 | 银行对外账单 | 短期 |
8 | 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 | 长期 |
CK15 工资清册
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 工资发放名册、卡片 | 永久 |
2 | 工资转移、证明、通知存根 | 长期 |
3 | 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 | 短期 |
